GUIDA GESTIONALE 

La Guida per scoprire tutte le potenzialità del nostro Gestionale

AGENDA E APPUNTAMENTI
Oltre a ricordarci gli appuntamenti, l’agenda ci permette di ottimizzare il carico di lavoro distribuendo le singole operazione agli operatori di salone, di gestire i tempi di posa e, soprattutto, di velocizzare moltissino l’operazione di pagamento in quanto un appuntamento può essere trasformato in conto con un click. L’agenda è anche collegata agli sms per inviare in automatico ai clienti il promemoria qualche giorno prima.

Pagina AGENDA

Ora che abbiamo in archivio clienti, servizi e staff possiamo prendere un appuntamento. Cliccando AGENDA dal dal menu principale ci vengono mostrato gli impegni di oggi (vista Giorno).

 

Possiamo passare alla vista settimana o mese per avere una visuale più ampia, possiamo modificare un appuntamento cliccandoci sopra o prenderne uno nuovo cliccando altrove all’ora desiderata. Con riferimento alla figura, non sarà possibile prendere appuntamenti per Giuliana o Mascia perchè assenti o per Katiuscia prima delle 8:45 e dopo le 19:15 a causa dei loro turni.

Pagina APPUNTAMENTO

 

 

Scegliamo il cliente (se non c’è verrà creato), aggiungiamo i servizi che dovrà fare, salviamo, fatto. Se ci accorgiamo di aver sbagliato cliente o servizi basta farci click sopra, modificare come desiderato e salvare.

NOTA: AgileHair non impone alcuna restrizione lasciandoci liberi di prendere l’appuntamento come meglio crediamo. Possiamo dire che Marta verrà martedi alle 11. Meglio sarebbe dire anche cosa verrà a fare Marta: ad es. shampo, taglio e piega. Fantastico sarebbe anche dire che lo shampoo lo farà Paola, il taglio Andrea e della piega se ne occupa Michela.

Per spostare un appuntamento da un giorno all’altro passiamo alla visualizzazione mese o settimana e trasciniamolo col mouse nel giorno desiderato. Per anticipare o posticipare l’appuntamento passiamo alla visualizzazione giorno e trasciniamolo sopra o sotto; possiamo anche passarlo ad un’altro operatore.

Pagina PREFERENZE

L’agenda ha anche una serie di opzioni come i giorni e l’orario di apertura, l’intervallo dell’orario, la granularità, la modalità eventi e pianificazione, la richiesta dello staff quando si prendono gli appuntamenti. Possiamo definire appuntamenti ricorrenti e creare eventi (non appuntamenti) come ad es.ferie e permessi, in modo da ricordarci che quell’operatore sarà assente e non impegneremo per errore l’agenda in sua assenza. Possiamo anche sdoppiare l’agenda in base all’attività dello staff, utile quando abbiamo molti operatori (molte colonne) e uno schermo non molto grande.

 

 

CLIENTI E SCHEDE TECNICHE

Imparare a gestire i clienti è la prima cosa perchè dalla loro felicità dipende la nostra. AgileHair può aiutarci in questo ricordandoci che tinta ha fatto la volta scorsa, se preferisce l’acqua tiepida alla calda, che sia Antonella a farle la piega e tante altre cose.

Pagina CLIENTI

Si raggiunge dal menu principale e, come illustrato in figura, si compone di 4 parti:

  • la barra di ricerca (con bottone + aggiungiamo un nuovo cliente) ci mostra i clienti corrispondenti a quello che ci scriviamo;
  • i filtri veloci ci mostrano i clienti corrispondenti, ad es. in base al sesso, compleanno ecc.;
  • il grafico delle presenze ci da un’idea a colpo d’occhio di come vanno gli affari;
  • i moduli da stampare per la privacy, vivamente consigliati.

NOTA: oltre ai tuoi clienti troverai un cliente particolare di nome “CLIENTE OCCASIONALE”; questo è un cliente di sistema e non può essere calcellato. Puoi usarlo, come dice il nome, quando non sei interessato a registrare una persona nell’anagrafica oppure in quelle operazioni che necessariamente devono essere attribuite ad un cliente, ad es. un appuntamento o un conto, di cui però non conosci le generalità.

Pagina CLIENTE

Cliccando sul nome del cliente ottenuto dalla ricerca o dai filtri si arriva alla sua pagina. Rispetto alla predente è un po’ più ricca: dal pannello di sinistra possiamo gestire i suoi dati personali e vedere le sue statistiche.

 

 

A destra troviamo troviamo una serie di pannelli (cliccando sul nome del pannello ne viene mostrato il contenuto) che ci indicano la storia del cliente. Il pannello “conti chiusi” ci mostra cosa ha fatto, chi glielo ha fatto, quando e quanto ha speso. Dal pannello “carte fedeltà” possiamo assegnare al cliente una campagna di fidelizzazione personalizzata tra quelle disponibile (ce ne sono diverse) e vederne la situazione. Nel pannello “tinte” vediamo le tinte passate o aggiungiamo quella che faremo oggi. “Appuntamenti” mostra gli appuntamenti presi e in “tricologia” possiamo prendiamo nota della salute del cuoio capelluto e pianificare i trattamenti opportuni.

Anagrafica CLIENTE

Cliccando sulla matita possiamo aggiornare i suoi dati personali.

 

Di tutte le informazioni che possiamo raccogliere nome e cognome sono indispensabili. Tutte le altre dipendono dal nostro grado di attenzione al cliente. Ad ogni modo un recapito telefonico, meglio se cellulare (così da potergli inviare sms di varia natura), è caldamente consigliato.

STAFF E COLLABORATORI

L’anagrafica collaboratori è necessaria nell’agenda per distribuire il lavoro ed è fondamentale nei pagamenti per avere un report sul loro operato e valutare eventuali incentivi/premi. Ci permette anche autorizzare lo staff ad accedere alle aree ed ai dati che vogliamo (ad es. l’agenda ed i clienti ma non i pagamenti, magari senza mostrare gli importi o i dati personali dei clienti).

Pagina STAFF

Ogni collaboratore ha un suo pannello. Se vogliamo evitare di prendere appuntamenti per il collaboratore quando è assente possiamo impostare i turni di lavoro. Le frecce ci consentono di impostare l’ordine in cui compariranno in agenda.

 

Anagrafica COLLABORATORE

Con la matita o il + entriamo nell’anagrafica per modificare o aggiungere il collaboratore.

  • Nella prima parte il nome del collaboratore è essenziale;
  • per il codice interno vale lo stesso discorso fatto per i servizi;
  • semmai decidessimo di splittare l’agenda per attività, il collaboratore comparirà nell’agenda stabilita.

Nella seconda parte decidiamo se concedere al collaboratore l’accesso all’applicazione attraverso il suo numero di cellulare e password e le eventuali policy.

 

Pagina TURNI DI LAVORO

Se il collaboratore ha lo stesso orario tutte le settimane possiamo scegliere “I turni si ripetono ogni settimana” e indicare gli orari della settimana. Un’altra possibilità è che i turni si ripentano ogni 2 settimane: qui saranno presenate 2 settimane in cui impostare gli orari. L’ultima possibilità non prevede facilitazioni e gli orari andranno definiti di mese in mese.

 

CONTI E RICEVUTE

La registrazione del pagamento completa la parte “operativa” del nostro lavoro con AgileHair e ci permetterà di:

  • avere la storia di ogni cliente sempre a portata di mano;
  • usare la reportistica per occuparci della parte “gestionale”.

Pagina CONTO

Diversamente da quanto visto sinora, la pagina del conto non si raggiungie dal menu principale. Il conto non esiste da solo, come un prodotto o un servizio, ma mette assieme varie informazioni come cliente, servizi, staff ecc.. Per fare un conto si parte dal cliente: si va nella sua pagina e clicca sul + del pannello “Conti chiusi”. Un altro modo, più veloce, è cliccare sul cliente che si trova nel pannello “In poltrona” della pagina principale. Ad ogni modo la pagina che ci troveremo di pronte è la seguente:

 

Tramite i pulsanti dei pannelli compongo il conto aggiungendo i servizi fatti, i prodotti venduti, passo la fidelity card, applico eventuali sconti o buoni sconto (raccolta punti), aggiungo la tinta fatta oggi (ricordi il pannello Tinte della pagina Cliente?), o prendo delle note relative al conto. Ogni volta che aggiungo una riga al conto posso anche variare il prezzo di listino e attribuire l’operazione ad un collaboratore. Ovviamente le righe del conto sono cliccabili e modificabili.

Posso accettare pagamenti misti tra contanti assegni credito, scegliere il tipo di conto (nel caso di connessione ad un dispositivo fiscale) o annullare tutto.

SPESE E PRIMA NOTA

In realtà la parte “operativa” si completa con la registrazione delle spese o, più precisamente, la primanota. Non è necessaria, ma tutto quello che abbiamo fatto sinora riguarda le entrate: per avere un quadro completo ci serve di conoscere anche le uscite.

Pagina SPESE

Come tutte le altre anagrafiche si raggiunge dal menu principale ed è molto semplice.

In alto possiamo selezionare il mese da visualizzare, se includere nella visualizzazione anche i conti ed il bottone + per aggiungere un movimento. Quando inseriamo un movimento ci verrà chiesto di descrivere il movimento, di associare questo movimento ad una categoria, se si tratta di un flusso di cassa o di canca, se è un’entrata o un’uscita, la data, l’importo e se deve comparire nel report mensile.

Il bottone report invece genera un report per il mese selezionato raggruppando i movimenti per categoria.

REPORT E ANALISI FATTURATO

Ora che abbiamo registrato tutto quello che si poteva registrare, possiamo mettere giù phon e spazzola e dedicarci all’attività di “gestione” e vedere come AgileHair possa aiutarci a prendere decisioni efficaci.

Pagina REPORT

Appena entrati nella pagina Report ci viene mostrato il riepilogo del giorno, ma possiamo selezionare un periodo a piacere.

Il primo pannello è un riepilogo generale, poi un riepilogo per cliente, per staff e a seguire i dettagli staff/prodotti, staff/servizi e staff/sconti. Se non fossimo soddisfatti di questo report preconfezionato, possiamo usare il pulsante “Analisi” per generare un report secondo i nostri gusti.

SERVIZI E TEMPI DI POSA

L’anagrafica servizi è una tappa obbligata. I servizi infatti entrano in gioco negli appuntamenti, nei conti, nelle statistiche ecc. La pagina dei servizi si raggiunge dal menu principale. Nella parte superiore dell’area di lavoro possiamo aggiungere e cercare i servizi. Nella parte inferiore invece viene mostrato l’elenco dei servizi, completo o filtrato attraverso il colore o dalla ricerca.

Anagrafica SERVIZIO

Cliccando (o toccando se usiamo un tablet o smartphone) un servizio possiamo modificarne l’anagrafica.

  • Il nome del servizio è necessario e sarà utilizzato in altre parti dell’applicazione;
  • il prezzo (si usa il punto per indicare i centesimi, non la virgola) sarà utilizzato per fare il conto e quindi è necessario anche ai fini delle statistiche;
  • la durata in minuti del servizio è utilizzata nell’agenda appuntamenti per darci un’immagine degli impegni;
  • L’attività indica se si tratta di un servizio di parrucchiere, estetica o altro; è utile ai fini del report per valorizzare le nostre attività;
  • il codice interno, facoltativo, è utilizzato nella stampa della fiche storica e/o ha una corrispondenza coi tasti del registratore di cassa;
  • se non utilizzi un registratore di cassa puoi ignorare il campo il reparto (che per i servizi il valore di default è 1);
  • assegnare un colore al servizio ci aiuterà nella ricerca durante il normale utilizzo dell’applicazione.

PRODOTTI E MAGAZZINO

Questa sezione è utile se la vendita di prodotti fa parte della nostra attività oppure se vogliamo gestire il magazziono dei prodotti ad uso interno. E’ possibile anche usare AgileHair per gestire solamente i prodotti. A differenza delle altre anagrafiche, sui prodotti è possibile utilizzare la pistola lettore di barcode per velocizzare le operazioni.

Pagina PRODOTTI

Si raggiunge dal menu principale e, come per i servizi, nella parte superiore dell’area di lavoro possiamo aggiungere e cercare i prodotti. Nella parte inferiore invece viene mostrato l’elenco dei prodotti, completo o filtrato dalla ricerca o per categoria e marca.

Cliccando sul nome del prodotto si apre l’anagrafica, sul prezzo unitario di vendita (PUV) viene mostrato l’elenco delle vendite di quel prodotto, cliccando su consumo medio mensile (CMM) ne possiamo vedere tutti le movimentazioni. Il totale della colonna PUA può interessare al nostro commercialista come il totale PUV di dice quanto denaro abbiamo in magazzino. Il bottone giacenza ha lo scopo di mostrarci o meno i prodotti a giacenza 0.

Anagrafica PRODOTTO

Rispetto ai dati visualizzati nella pagina Prodotti, qui in più abbiamo il fornitore, il barcode, l’unità di misura e il reparto cassa che sarà utilizzato in caso di emissione dello scontrino. La giacenza sarà aggiornata automaticamente quando inseriremo un prodotto nel conto (vendita) o tramite il bottone arancione “togli 1” (uso interno). Se la giacenza è 0 il prodotto non sarà disponibile per la vendita.

PROMOZIONI E FIDELIZZAZIONI

AgileHair offre diversi strumenti per affrontare la gestione della “fidelizzazione del cliente”:

  • buoni sconti;
  • carte fedeltà (2 tipi);
  • prepagate o abbonamenti (2 tipi);
  • gift card;
  • raccolta punti.

A parte l’anagrafica sconti, prima di attivare gli altri tipi di fidelizzazione parlatene col vostro consulente e/o commercialista per non incorrere in guai fiscali e/o amministrativi.

Pagina SCONTI

Dal menu principale clicchiamo su PROMO e poi SCONTI. Qui dobbiamo inserire tutti quegli sconti che vorremmo poi applicare al momento del conto al cliente.

Possiamo inserire sconti a valore o a percentuale. Lo sconto può avere anche una data di scadenza perchè magari rientra in una promozione estiva. Come al solito, con il + li aggiungiamo e cliccandoci sopra li modifichiamo.

Pagina CARTE ATTIVATE

Questa pagina ci mostra le carte attivate ovvero l’elenco delle clienti “fidelizzati”. Nota che il bottone + non è presente perchè le carte vengono attivate e gestite dalla pagina del cliente.

La tabella può essere ordinata cliccando sull’intestazione delle colonne (cliente/scadenza/carta/utilizzo). Cliccando invece sul nome della carta ne viene mostrato il dettaglio (in genere tutte le parole in blu, nell’applicazione, sono cliccabili). Il pannello celeste di destra illustra del funzionamento delle carte.

Pagina RACCOLTA PUNTI

A differenza delle altre carte fedeltà, per assegnare ad un cliente una raccolta punti è necessario prima creare la campagna. E’ possibile attivare più campagne contermporaneamente (ogni pannello è una campagna raccolta punti). La campagna potrà essere personalizzata in ogni aspetto: il periodo di validità, il numero di punti che il cliente riceverà in base alla spesa, l’importo del buono spesa (premio), i punti necessari ad aggiudicarsi il buono e la data entro cui il buono può essere riscattatato. Generata la campagna, sarà possibile associarla ad un cliente dalla propria pagina, come le altre carte fedeltà.

MESSAGGI, SMS E PROMEMORIA

Ultimo argomento di questa presentazione è l’invio di sms. E’ sufficiente dotarsi di uno smartphone android da dedicare a questo lavoro (se ne trovano a poche decine di euro), una sim da almeno 500 sms/mese (se ne trovano a meno di 10 euro) e l’applicazione indicata nelle istruzioni. In questo modo lo smartphone scaricherà tramite wifi da AgileHair i messaggi da inviare.

Pagina SMS automazione

Fatto questo, impostiamo i messaggi da utilizzare come promemoria degli appuntamenti e auguri di compleanno:

Ovviamente possiamo inviare anche sms in modo manuale, a uno o più destinatari, per fare ad es. una promozione.